Introduction :
Fonctions exercées :
Ce premier mois de stage était pour moi l’occasion d’avoir une première expérience à l’étranger, surtout dans une entreprise française, première destination touristique mondiale. Les méthodes de travail en France sont assez différentes de celles du Maroc : effectuer plusieurs tâches en même temps, respecter la hiérarchie, s’adapter à ce mode de fonctionnement était pour moi un grand défi. Moi qui ai toujours été dans la relation client, soit comme guide, soit comme animateur touristique … le fait d’exercer un métier de bureau de gestion me donne l’opportunité d’accroitre mes compétences dans ce secteur.
Ainsi durant ce premier mois de stage j’ai travaillé avec Marie-France, qui m’a fait découvrir tout le travail de gestion d’une entreprise. Au début j’ai été responsable de l’accueil des clients de la billetterie, de la gestion de caisse, de la préparation du bilan et du chiffre d’affaire du jour, de la classification clientèle (combien de groupes, d’adultes, d’enfants, et d’invitations …). Etre à l’accueil et la billetterie m’a permis de rencontrer des clients qui viennent des quatre coins du monde (clientèle anglaise, espagnole, chinoise, japonaise, coréenne, américaine … et bien sûre française). Ensuite, j’ai pris en charge l’accueil téléphonique, la réservation pour le restaurant et pour les visites (groupe/individuelle). La réservation de groupe implique un important travail de suivi :
- Pour le restaurant : la réservation de groupe peut se faire par téléphone mais nécessite toujours un échange de Mél, ce qui permet d’avoir une traçabilité du dossier. Ce dernier comprend le nom du groupe ou de l’entreprise qui souhaite réserver, le nombre de pax, la date de la prestation, le choix définitif des menus … la possibilité de faire la visite du musée ou pas.
- Pour les visites : l’entreprise Ravoux travaille avec beaucoup d’agences de voyage, ce qui lui a permis d’avoir un nombre de fréquentation important de groupes. Les plus importants sont AVALON avec 120 pax chaque jeudi et AMAWATERS avec plus de 60 pax chaque jeudi et dimanche, sans oublier (PARIS VISION, ROADSCHOLAR, PARIS AVEC VOUS …).
Suivre les dossiers de réservation de ces agences, garantir un bon service, cela fait parti des tâches que j’ai eu à réaliser pendant ce premier mois.
- Pour les privatisations : Réservation de mariage, séminaire d’entreprise … l’événementiel à l’Auberge Ravoux est possible, une clientèle bien prisée par l’entreprise. Un travail qui mobilise l’ensemble des services et l’ensemble du personnel, du président au petit employé.
J’ai commencé mon stage le mercredi 27 mars 2013. Ma première journée s’est bien passée. A mon arrivée, Madame Piard, ma tutrice de stage, m’a présenté à l’équipe :
- Dominique Charles Janssens, Président de l’Institut Van Gogh.
- Marie-France, responsable des réservations (pour la visite ou pour le restaurant) ainsi que les réservations pour la Maison Atelier de Daubigny, et responsable de la billetterie et de la caisse.
- Charlotte, responsable de la boutique et des visites guidées.
- François, qui travaille à la boutique et fait les visites guidées avec Charlotte.
- Alain, responsable du restaurant.
- Clémence, chef cuisinier.
- Et tout le reste du personnel du restaurant et de la cuisine (Christophe, Maxime …)
Elle m’a également fait découvrir les différentes salles du musée Van Gogh (billetterie, boutique, chambre de Van Gogh, chambre de Anton Hirschig, salle de projection, restaurant de l’auberge ainsi que la Guinguette, cuisine, club des amis, son bureau en tant que assistante de direction et le bureau de Monsieur Dominique Janssens).
Madame Piard m’a remis les clés du musée afin que je puisse circuler librement. Ma première journée selon Madame Piard, sera consacrée à l’observation. Une journée dont j’ai profité pour faire plus ample connaissance avec le personnel et pour comprendre le travail et les tâches de chacun :
J’ai plus particulièrement passée la matinée avec Marie-France, la responsable des réservations. Marie-France occupe un bureau ou tout est centralisé : Réservation individuelle et de groupe pour la visite de la Maison Van Gogh et pour la Maison Atelier de Daubigny ; réservation pour le restaurant, privatisation de site, échange avec les organismes touristiques (offices de tourisme, CRT, agences de voyage…). Marie-France est aussi trésorière, elle assure le contrôle de caisse du restaurant et de la boutique, relance E-mail, Fax, billetterie… Un travail dynamique avec beaucoup de concentration où le mot « speed » trouve sa place.
Après cette matinée de découverte, une pause déjeuner s’impose, et c’est avec Charlotte la responsable de la boutique et des visites guidées que je déjeune selon le planning du mois établi par Mme Stéphanie Piard concernant les pauses de l’ensemble du personnel. Et là je découvre une dame très sympathique et méfiante en même temps qui me parle de son travail et de son parcours d’étude.
Après le déjeuner, l’après-midi se passera à la boutique et en visite guidée. Comprendre comment cela fonctionne, bien préparer son « speech » et contrôler son public les premiers conseils de Charlotte pour moi. J’ai suivi trois visites successives avec elle, ce qui m’a permis d’avoir une idée claire sur le travail à effectuer. Ensuite son collègue , François m’a expliqué le fonctionnement de la boutique, les prix des articles, les modes de paiement, la caisse.
Visites et rencontres :
Avant de commencer mon stage et pour mieux connaitre la région, j’ai fait le touriste à Auvers-sur-Oise en visitant les différents sites touristiques : L’église, le cimetière, Maison du docteur Gachet, musée de l’absinthe, Maison Atelier de Daubigny, Château d’Auvers … j’ai eu l’occasion aussi de rencontrer Monsieur Régis Cocault le directeur de l’Office de tourisme d’Auvers-Sur-Oise. Un monsieur avec qui j’ai sympathisé, et à qui j’ai donné le nom de mon université et l’intitulé de ma licence pour offrir aux prochains étudiants l’occasion de postuler pour un éventuel stage.
